Backup na pequena empresa: a regra 3-2-1 sem complicar

A planilha de clientes, as fotos dos produtos, os contratos assinados, as notas fiscais de entrada, a conversa com o fornecedor. Na pequena empresa, boa parte disso mora num computador só, às vezes num celular só. Enquanto nada acontece, ninguém pensa em backup. Quando o HD queima, o celular é roubado ou um vírus trava os arquivos e pede resgate, o backup é o que separa um dia perdido de um ano perdido.

Este post explica a regra 3-2-1, que é a forma mais simples de fazer backup direito, o que precisa entrar nele e um roteiro que uma pessoa só consegue manter.

Backup não é cópia na mesma máquina

O erro mais comum é achar que copiar a pasta pra outra pasta, no mesmo computador, é backup. Não é. Se o computador queimar, for roubado ou pegar vírus, as duas cópias vão juntas.

O mesmo vale pra um HD externo que fica plugado o tempo todo. Ele protege contra defeito do HD do computador, mas não contra vírus que criptografa tudo o que encontra conectado, nem contra um roubo que leva a mochila inteira.

Backup de verdade é uma cópia que sobrevive ao que acontecer com o original.

A regra 3-2-1

É uma regra antiga, usada por profissionais de TI há anos, justamente porque é fácil de lembrar e de seguir:

• 3 cópias dos dados: o original e mais duas cópias.
• 2 tipos de armazenamento diferentes: por exemplo, o computador e um HD externo, ou o computador e a nuvem.
• 1 cópia fora da empresa: em outro endereço ou na nuvem, longe do original.

Cada número protege contra um tipo de problema. Três cópias protegem contra a falha de uma delas. Dois tipos de armazenamento protegem contra o defeito típico de um tipo só. E a cópia fora protege contra o que atinge o local inteiro: incêndio, alagamento, roubo.

O que entra no backup

Não precisa copiar o computador inteiro. Precisa copiar o que não dá pra recuperar de outro jeito. Uma forma prática de decidir é perguntar: se isso sumir hoje, quanto tempo levo pra refazer?

Entra sempre:

• Planilhas e documentos da empresa: clientes, preços, controles.
• Contratos, propostas e documentos assinados.
• Notas fiscais de entrada e documentos que o contador pede.
• Fotos e materiais de divulgação dos produtos.

Fica de fora:

• Programas instalados, que dá pra baixar de novo.
• Arquivos temporários e downloads antigos.
• O que já está guardado num sistema online confiável, que tem backup próprio.

O último ponto merece atenção. Sistema de gestão online, e-mail e armazenamento em nuvem já guardam os dados fora do computador. Mas tudo o que ainda vive em planilha solta, pasta local ou galeria do celular depende do backup da própria empresa.

Backup que ninguém testou não é backup

O segundo erro mais comum aparece no pior momento: a empresa precisa restaurar e descobre que o backup parou de rodar há meses, ou que os arquivos copiados estão corrompidos, ou que ninguém sabe a senha da conta da nuvem.

Por isso, o backup tem duas partes: fazer a cópia e testar se dá pra recuperar. O teste é simples. Uma vez por mês, escolha um arquivo qualquer do backup e tente abrir. Se abrir, ótimo. Se não abrir, o problema apareceu num dia tranquilo, e não no dia em que o computador queimou.

Outra proteção simples contra vírus que criptografa arquivos: manter uma das cópias desconectada. HD externo que só é ligado na hora de fazer o backup não pode ser atacado enquanto está na gaveta.

Roteiro: 5 passos pra uma pessoa só manter

1. Liste o que é insubstituível. Pastas, planilhas, fotos. O que levaria dias pra refazer.

2. Escolha a cópia na nuvem. Um serviço de armazenamento com sincronização automática resolve a cópia fora da empresa sem depender de lembrar.

3. Escolha a cópia local. Um HD externo, ligado só na hora do backup e guardado desconectado depois.

4. Marque um dia fixo. Toda sexta, por exemplo, ou no fechamento do mês. Backup sem data vira backup que ninguém faz.

5. Teste uma vez por mês. Abra um arquivo qualquer do backup. E guarde a senha da nuvem num lugar que não seja o computador que pode sumir.

O backup é a parte da segurança que salva quando tudo o mais falhou. A outra parte, que evita o problema antes, está no post sobre segurança de dados na pequena empresa. E se o problema é ter dados demais e não saber o que olhar, vale ler o de excesso de dados.

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