Cotação de fornecedor: por que comparar antes de comprar

A loja compra do mesmo fornecedor há meses. O pedido chega, o preço sobe um pouco a cada vez, e ninguém para para checar se outro fornecedor cobraria menos pelo mesmo item.

Comprar do fornecedor de confiança não é o problema. O problema é comprar sempre do mesmo sem nunca comparar. Sem outra cotação para servir de referência, um aumento gradual de preço passa despercebido, pedido depois de pedido.

O mesmo item, dois preços diferentes

Uma cotação avulsa, feita quase por acaso, costuma expor a diferença. Um exemplo real de como isso aparece: o fornecedor de sempre cobra R$ 18,90 por unidade de um item. Numa cotação rápida com outro fornecedor da mesma marca, o preço sai por R$ 16,50.

É a mesma mercadoria, a mesma marca, dois preços diferentes. A diferença é pequena por unidade, mas se repete em todo pedido, todo mês, enquanto ninguém voltar a comparar.

3 perguntas antes de fechar o pedido

Três perguntas simples, feitas antes de confirmar a compra, evitam boa parte desse desgaste:

• Cotei outro fornecedor nesta compra? Se a resposta é "não lembro", já é sinal de que faz tempo.
• O preço muda por quantidade? Fechar num lote um pouco maior costuma baixar o preço unitário, e muitas lojas nunca perguntam.
• Essa cotação está registrada em algum lugar? Sem registro, a próxima negociação começa do zero, mesmo que a loja já tenha cotado esse fornecedor antes.

Quanto custa não cotar

Veja um mês comum de compras de uma loja pequena, com um item que sai regularmente.

• 300 unidades por mês compradas sempre do fornecedor de sempre, a R$ 18,90, somam R$ 5.670.
• As mesmas 300 unidades, no fornecedor que ofereceu R$ 16,50, somariam R$ 4.950.
• A diferença que fica de fora, todo mês, é de R$ 720.

Em um ano, só nesse item, a diferença chega a R$ 8.640. E essa conta não inclui os outros itens do estoque que também nunca foram cotados.

Os números são um exemplo, mas a lógica vale para qualquer loja que compra para revender: a margem que sobra no fim do mês não depende só de quem vendeu bem. Depende também de quem cotou antes de comprar.

Roteiro para cotar antes de comprar

1. Liste o que vai comprar. Item, quantidade e prazo desejado, antes de falar com qualquer fornecedor.

2. Cote pelo menos 2 fornecedores. Inclusive o de sempre. Cotar não é trocar de fornecedor a cada compra, é ter uma referência de preço atualizada.

3. Registre preço e prazo de cada um. Prazo de pagamento e prazo de entrega, não só o valor por unidade.

4. Compare o custo real. Preço, prazo e frete juntos, não só o número que aparece primeiro na etiqueta ou no orçamento.

5. Feche com quem atende o conjunto. Não necessariamente o mais barato na hora: o fornecedor mais barato com prazo de entrega ruim pode custar mais caro em venda perdida.

6. Guarde a cotação. Anotada em algum lugar que a loja consulte depois. A próxima compra já parte dali, em vez de começar do zero.

O passo 6 é o que mais falta na loja que cota de boca, sem anotar. A cotação existiu, resolveu aquela compra, e sumiu. Na compra seguinte, ninguém lembra o preço que foi negociado, e tudo recomeça do zero.

Cotação registrada, não perdida na memória

O objetivo não é trocar de fornecedor toda hora. É ter, na hora de comprar, o preço, o prazo e o histórico de quem já vendeu aquele item para a loja, sem depender de quem lembra de cabeça.

O VarejoWeb tem cotação e compra no mesmo sistema do estoque. A cotação de cada fornecedor fica registrada com preço, prazo e data, e a próxima compra do mesmo item já parte do que ficou salvo, em vez de começar do zero. Está no plano Intermediário, R$ 160 por mês. O primeiro mês você usa antes de pagar.

Confira em varejo.syncrova.com.br.

Veja também como controlar a venda condicional sem perder peça.

Valores do exemplo são ilustrativos.